Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương trọn gói đầy đủ và chi tiết từ A-Z

Với xu hướng bán lẻ càng càng phát triển, mô hình bán hàng đa kênh ngày càng được chú trọng nên các mô hình chuỗi cửa hàng bán lẻ ngày càng phát triển để tăng độ phủ về quy mô và chiếm lĩnh thị phần.

Cũng vì tốc độ phát triển chuỗi các cửa hàng nhanh nên việc xem xét và tổ chức khai trương cửa hàng tiết kiệm, hiệu quả và đạt những mục tiêu kinh doanh là hoàn toàn cần thiết.

Mục tiêu tổ chức lễ khai trương cửa hàng

Đầu tiên, mình cần hiểu rằng, việc tổ chức sự kiện khai trương (grand opening ceremorny) là một hoạt động để đạt được mục đích kinh doanh và là một phần trong tổng thể kế hoạch bán hàng của nhãn hàng và công ty.

Đặc biệt, trong xu hướng phát triển bán lẻ như hiện nay, nhiều nhãn hàng và công ty lựa chọn mở rộng chuỗi cửa hàng nhằm tăng độ phủ nhận diện thương hiệu tại khu vực, tăng trải nghiệm khách hàng mua sắm đa kênh, và tăng khả năng chuyển đổi từ online sang ofline (O2O và Omichannel).

Một sự kiện khai trương/ event khai trương thường có 4 mục tiêu sau đây:

Tăng độ phủ nhận diện thương hiệu tại khu vực cửa hàng mới được khai trương.

Đẩy doanh số bán ra (push sales) khi tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng kết hợp với các chương trình khuyến mãi giảm giá, các chiến dịch (campaign) thử sảm phẩm mới, phát leaflet tờ rơi.

Tăng tương tác với nhãn hàng thông qua các hoạt động mini games, quay số may mắn, các chiến dịch like, share, gắn hastag trên các mạng xã hội như facebook, youtube, pinterest, instagram,…

Hình ảnh, video và chia sẽ từ khách mời trong sự kiện khai trương sẽ là nguồn tư liệu rất tốt để đi các bài truyền thông, quảng cáo trên các nền tảng báo chí, mạng xã hội.

Cho nên, xác định rõ mục tiêu khai trương là cực kỳ quan trọng, và cần phải có cách thức tổ chức lễ khai trương hợp lý và sáng tạo. Một kế hoạch tổ chức khai trương cần chuẩn bị chu đáo để sự kiện khai trương diễn ra trọn vẹn.

Tiếp theo, mình sẽ chia sẽ tất tần tật về xây dựng kịch bản khai trương để đạt được những mục tiêu trên:

Xây dựng kịch bản khai trương

Dựa trên kinh nghiệm đúc kết của đội ngũ 1team Event, thì:

Có 4 yếu tố cần quan tâm chuẩn bị để sự kiện khai trương cửa hàng/ khai trương chi nhánh/ khai trương văn phòng làm việc/ thành công; và

Có 2 thành phần quan trọng bậc nhất để tạo nên một kịch bản khai trương hấp dẫn.

4 yếu tố góp phần tạo nên thành công của buổi khai trương gồm:

Xây dựng kịch bản thú vị để thu hút nhiều khách vãng lai nhất có thể và tăng tương tác với thương hiệu.

Dự toán ngân sách cho sự kiện khai trương phù hợp.

Chọn Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín để tổ chức chu đáo và chi phí phù hợp.

Sắp xếp, điều phối, và chuẩn bị chu đáo các hạng mục nhân sự, thiết bị và kịch bản.

2 thành phần để hình thành một kịch bản hấp dẫn gồm:

Một là bố trí trang trí sáng tạo theo layout mặt bằng và

Hai là sáng tạo nội dung kịch bản có điểm nhấn và nhiều tương tác với khách hàng.

Đầu tiên, có những hạng mục sẽ được khảo sát, đo đạc cụ thể, lên phương án bố trí layout 2D 3D để phù hợp với ngân sách và ideas trong sự kiện khai trương, event khai trương bao gồm:

Chuẩn bị măm cúng khai trương, văn khấn khai trương
Múa lân khai trương,
Các thiết bị sự kiện như: sân khấu khai trương, backdrop hoặc màn hình LED, bàn ghế sự kiện, âm thanh. Nếu tổ chức vào buổi tối hoặc trong nhà sẽ có thêm ánh sáng. Ngoài ra còn có décor trang trí, photobooth, thảm đỏ trải lói đi và khu vực đón khách, trụ barrier để phân luồng, pháo kim tuyến hoặc pháo điện,

Tiếp theo, yếu tố quan trọng thứ 2 là xác định các nội dung tiết mục và key moment cho buổi sự kiện khai trương, những hoạt động tương tác với khách hàng và viết MC script khai trương cho phù hợp:

Nhân sự sự kiện: MC sự kiện, các tiết mục ca sĩ thể hiện, hát múa dance, hô lô tô, nhân sự điều phối và chạy sự kiện.
Các dịch vụ sự kiện: media quay chụp sự kiện, dịch vụ teabreak, rượu champagne hoặc rượu vang nổ sparking để khui nắp, cùng cheers chúc mừng khoảnh khắc khai trương cửa hàng,…
Các hoạt động tăng tương tác: phát leaflet tờ rơi, quay số may mắn hoặc vòng xoat may mắn, bốc thăm trúng thưởng nhận quà ưu đãi, bơm bong bóng phát người đi đường,…

Việc viết kịch bản MC khai trương cần được chú trọng, sử dụng ngôn từ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, có chứa thông điệp và giá trị của sản phẩm và thương hiệu công ty. Tránh sử dụng những MC script mẫu với từ ngữ chung chung và không cá nhân hóa thương hiệu.

Đạo diễn key moment có thể được xem là điểm nhấn để tạo nên tiếng vang là lưu lại hình ảnh trong tâm trí khách hàng về nhãn hàng và sự kiện khai trương.

Sau khi xác định các hạng mục trang trí theo layout mặt bằng cửa hàng, và xác định nội dung kịch bản, mình sẽ ráp lại và xây dựng timeline chương trình sự kiện.